Załadunek i wysyłka to newralgiczny etap procesu realizacji dostawy wentylatorów górniczych, w którym odpowiednie przygotowanie urządzeń do transportu decyduje o ich stanie po dotarciu do kopalni. Ponieważ są to najczęściej duże, ciężkie i precyzyjnie wykonane maszyny, wymagają one profesjonalnego podejścia do operacji załadunkowych, wyboru środków transportu oraz sposobu mocowania. Prawidłowo przeprowadzony załadunek minimalizuje ryzyko uszkodzeń mechanicznych i przestojów związanych z naprawami przedmontażowymi.
Przed załadunkiem wentylatory górnicze umieszcza się na odpowiednio dobranych ramach lub paletach stalowych, które równomiernie rozkładają ciężar i stabilizują położenie maszyny. Do ich podnoszenia stosuje się suwnice, dźwigi lub wózki widłowe o odpowiednim udźwigu, przy czym punkty zaczepienia są ściśle określone w dokumentacji technicznej. Zastosowanie nieprawidłowych punktów podnoszenia mogłoby spowodować odkształcenia obudowy lub uszkodzenie wirnika.
Podczas samego załadunku na środek transportu – najczęściej samochód ciężarowy, naczepę niskopodwoziową lub kontener – wykorzystuje się pasy, łańcuchy i kliny blokujące. Istotne jest ograniczenie możliwości przesuwania się ładunku w trakcie jazdy, a także zabezpieczenie wrażliwych elementów przed drganiami i uderzeniami. W wielu przypadkach stosuje się dodatkowe osłony chroniące powierzchnie wlotów i wylotów powietrza oraz części wirujących.
Etap wysyłki obejmuje również przygotowanie i dołączenie do ładunku pełnej dokumentacji dostawy: listów przewozowych, protokołów odbioru fabrycznego, rysunków montażowych, instrukcji eksploatacji oraz wykazów części zamiennych. Pozwala to służbom technicznym kopalni na szybkie zidentyfikowanie urządzenia i zaplanowanie prac montażowych zaraz po otrzymaniu przesyłki.
Po dotarciu wentylatorów górniczych do zakładu górniczego przeprowadza się proces rozładunku w odwrotnej kolejności, z zachowaniem takich samych zasad bezpieczeństwa i stabilizacji. Dobrze zorganizowany załadunek i wysyłka skracają czas od zakończenia produkcji do uruchomienia urządzenia w kopalni, co ma bezpośrednie przełożenie na terminowe oddawanie do eksploatacji nowych poziomów i rejonów wydobywczych.